Деловые поездки

Опыт работы с IT - индустрией Центральной Азии - в конце БОНУС!

Хорошо организованная корпоративная поездка возвращает команду заряженной. Плохо организованная возвращает уставшей и с ощущением «съездили в Турцию по горящей путевке». Между этими двумя сценариями стоят миллионы тенге бюджета и месяцы эффекта на вовлеченность команды.

В IT-индустрии мотивационной поездкой благодарят лучших продавцов по итогам квартала, отмечают разработчиков за релиз продукта, удерживают ключевых сотрудников в условиях жесткой конкуренции за кадры, поощряют партнеров за выполнение плана. От других отраслей IT отличается двумя моментами: скоростью подготовки и значимостью форматов программы.

За 20 лет работы с международными компаниями в Центральной Азии мы видели обе крайности: и сильные программы, и провальные. Ниже разберем пять ловушек, в которые регулярно попадают команды, организующие инсентив самостоятельно или вместе с агентством без отраслевой специфики.

Ловушка 1. Выбрать локацию по бюджету, а не по контексту команды

Это самая частая ошибка. На стол ложится бюджет, под него подбирается направление, и дальше включается логика «куда сейчас выгоднее всего полететь». Вопрос «зачем мы вообще летим» при этом может не возникать.

В этом и кроется главная проблема. Турция в апреле или Вьетнам в декабре могут быть отличными направлениями: погода, пляж, разумная цена. Но когда поездка задумана как награда за рекордный квартал, а программа в итоге выглядит как обычный отпуск с экскурсиями, ключевое сообщение теряется. Команда возвращается с фотографиями моря, но без ощущения, что компания в нее верит.

Локация должна работать как часть сообщения, которое получает команда. Та же Турция, но в формате стратегической сессии в выделенном пространстве, с продуктовым контентом и церемонией награждения, прозвучит уже совсем иначе: «нас собрали как ценную команду, которая вносит действительно важный вклад в компанию». Локация одна, бюджет тот же, а результат принципиально разный.

Что делать:

Сначала ответить на вопрос, какое сообщение мы хотим послать команде, и только потом подбирать локацию под этот ответ. Если сообщение «вы сделали невозможное в этом квартале», локация должна давать эффект «вау». Если «давайте перезагрузимся и спланируем следующий год», нужны тишина и возможность сосредоточиться. Бюджет подстраивается под цель, а не наоборот.Ловушка 2. Забыть про церемонию признания

Инсентив без момента признания превращается в обычную поездку с экскурсиями. Церемония, как отдельное мероприятие, на котором команда получает признание публично, и есть сердце всей программы. При этом ее пропускают чаще, чем можно подумать.

Типичная история: программа собрана, отель забронирован, экскурсии запланированы, в последний вечер торжественный ужин. Только торжественный ужин остается просто ужином с тостами. Настоящая церемония признания устроена иначе: внятные номинации, речи руководителей, физические награды, профессиональная фото- и видеосъемка для последующего использования.

Что делать: 
Список номинаций нужно проработать заранее. Вместо общего «лучший сотрудник» использовать конкретные и понятные людям категории: «лидер по продажам в Q1», «решение года в техподдержке», «партнер, выросший быстрее всех». Речи готовятся отдельно, не сводятся к фразе «спасибо всем». Съемку организовать так, чтобы готовые материалы потом еще полгода работали во внутренних коммуникациях. Церемония признания должна быть событием, которое команда запомнит.

Ловушка 3. Не учесть культурные ограничения и специфику команды

В казахстанской команде встречаются участники-мусульмане, для которых важны халяльный выбор еды и время намаза. Могут также быть вегетарианцы и веганы, для которых стандартное мясное меню превращается в ужин из одного гарнира. Часто едут международные коллеги, впервые попавшие в Центральную Азию и без понимания, чего здесь ожидать. Кто-то приходит с медицинскими ограничениями по питанию, которые легко можно учесть заранее.

У туроператора эти нюансы обычно выпадают из поля зрения. У HR-менеджера без опыта таких поездок они могут держаться в голове, но не дойти до самой программы.

Что делать:
До бронирования собрать короткий опрос по команде: пищевые ограничения, переносимость высоты и активных нагрузок, языковые предпочтения, медицинские особенности. На основе ответов скорректировать программу. 15 минут опроса избавляют от ситуаций, когда часть команды на торжественном ужине вынуждена есть только хлеб с маслом.

Ловушка 4. Сэкономить на коммуникации до и после

Инсентив длится гораздо дольше самой поездки. До вылета команда живет в предвкушении, на месте получает совместный опыт и яркие эмоции, после возвращения еще долго пересказывает поездку друг другу и тем, кто не поехал. Эту деталь тоже часто оставляют без внимания.

Что обычно происходит: за три дня до вылета участники получают письмо с временем вылета и трансфером, и на этом коммуникация заканчивается. Не появляется никаких анонсов или опросников. После возвращения остаются только новые фото в рамочках на рабочих столах работников.

Что делать:
Запустить коммуникацию за три недели до вылета. Например: короткий видео-анонс в общем чате, рассказ про локацию, мини-челлендж «кто угадает программу». Во время поездки выпускать дозированный контент в общие каналы, чтобы те, кто не поехал, видели происходящее и хотели попасть в следующий раз. После возвращения смонтировать короткое видео для всех участников, опубликовать список номинантов с фотографиями, дать слово двум-трем победителям в формате интервью. Эффект растягивается на два-три месяца и отбивается уже на следующих циклах мотивации.

Ловушка 5. Перепутать тур с инсентивом

Внешне эти два продукта очень похожи: группа людей, самолет, отель, программа на несколько дней. Внутри они устроены по-разному и решают разные задачи.

Тур решает задачу «дать команде хорошо отдохнуть». Самолет, размещение, экскурсии, свободное время, минимум обязательной программы. Логика простая: чем меньше команда отвлекается на формальности, тем лучше.

Инсентив решает задачу «использовать поездку как инструмент мотивации». Самолет и размещение те же самые, но к ним добавлены продуманная программа с продуктовым контентом, церемония признания с номинациями, брендирование пространства под цели компании, особые знаки внимания топ-победителям, видео и фото для последующей внутренней коммуникации. Команда возвращается с ощущением, что компания в нее верит. Фотографии моря тоже остаются, но уходят на второй план.

Цена, сроки подготовки и состав подрядчиков у этих двух продуктов отличаются. Но когда заказчик описывает задачу как «отвезти 50 человек в Турцию», на запрос откликаются и туроператоры, и event-агентства. По первому коммерческому предложению отличить одного от другого сложно.

Что делать:
На этапе выбора подрядчика прямо задайте один вопрос: «Покажите два-три проекта с похожими задачами за последние два года. Что было задачей, как был устроен момент признания, какие материалы остались после поездки для внутренних коммуникаций». Этот вопрос отделяет одно от другого без обсуждения цены. Если в ответ слышите конкретику с примерами и логикой, перед вами партнер для инсентива. Если в ответ идут маршруты и отели, партнер для тура.

В сухом остатке

Инсентив в IT работает как инструмент, и, как любой инструмент, дает результат только в правильных руках. Пять ловушек, которые мы разобрали, сводятся к одному простому факту: команда читает поездку как сообщение от компании, и эффект напрямую зависит от качества этого сообщения.

Команда не разбирает поездку постатейно, она ее ощущает. Сравнивает с прошлой программой, с тем, что обещали в начале года, с тем, как организовано у других. Из этих ощущений складывается отношение, и потом оно проявляется в том, как люди берутся за следующие задачи.

Хороший инсентив отвечает на четыре вопроса:

1. Какое сообщение мы посылаем команде?
2. Почему мы это делаем именно так?
3. Как команда поймет, что ее ценят?
4. Что останется после возвращения?

Если на эти четыре вопроса есть честные ответы, поездка сработает. Если ответов нет, она превратится в галочку напротив пункта «провели мероприятие», но команду никуда не сдвинет.

Пять ловушек проще обходить, когда они уже на бумаге перед глазами.

Бонусные материалы

К этому материалу мы собрали два рабочих инструмента.

1. Чек-лист из 15 пунктов

За 5 минут показывает, где в вашем проекте есть пробелы, а где все под контролем. Удобно пройти самим перед запуском или отправить команде, которая отвечает за организацию, чтобы свериться по ключевым деталям.

2. Бриф из 9 параметров

Готовая структура ТЗ для ивент-агентства. Заполнили, отправили подрядчикам, получили сопоставимые предложения. Сильно сокращает количество уточняющих вопросов и помогает быстрее выйти на честную цену.

Скачайте все три документа одним файлом!

Знаете ли вы, что, эффективно управляя деловыми поездками, компании могут сократить до 30% расходов на командировки. Достигать высоких результатов проще с надежным партнером. Расскажем, чем TMC отличаются от обычных тревел-агентств и как выбрать свою Travel Management Company.

Планируя командировку, стоит подумать заранее о передвижении в городе пребывания. Общественный транспорт отпадает сразу: слишком долго и неудобно. Такси? Лучше, но и этот вариант не без недостатков. Сократить время, обеспечить безопасность и оптимизировать расходы поможет трансфер. Объясняем, чем этот вариант отличается от такси, и почему он выгоднее.

Знакомьтесь, инсентив! Поездка-стимул, мероприятие-мечта и отличный способ поощрить или мотивировать сотрудников. Возможно, вы удивитесь, но в Америке такие поездки проводят уже больше 100 лет. Согласно мировой статистике, рост доходности компаний с таким способом поощрений втрое выше, чем у тех, кто выплачивает премии. В Казахстане, даже несмотря на пандемию, растет востребованность инсентив-туров. Расскажем, почему компании охотно вкладывают деньги в поощрительные поездки для своих сотрудников, зачем нужен wow-эффект и куда можно поехать.

Казахстан – удивительная страна с богатой культурой, развитыми технологиями, многовековой историей и национальными традициями.  А золотая осень – прекрасная пора для знакомства с природными достопримечательностями и интересными обычаями. 

Ощутить атмосферу быта? Легко! Присмотритесь к  эксклюзивному авторскому продукту «Ивенты на корпешках» с элементами творчества, народных игр, ремесел и мастер-классов. Эти этнические программы, знакомящие с казахской кухней, обрядами и танцами, подходят для инсентивов, тимбилдингов и корпоративных праздников. Казахстан богат не только традициями, но и природными достопримечательностями.

Нефтяники, газовики, строители, шахтеры – люди, которые знают не понаслышке, что такое вахтовый метод работы. Они покидают свой дом на неделю, две, месяц, чтобы отработать положенные часы, заработать денег и вернуться обратно домой. В такие места работы съезжаются специалисты со всей страны, стран ближнего и дальнего зарубежья. Работодателей устраивает подобный метод найма сотрудников, но при этом возникает сложная задача – организовать регулярные бесперебойные вахтовые перевозки рабочих. Рассказываем, как выполнить эту работу и упростить ее.

Все путешественники делятся на два типа: тех, кто сам организует свои поездки и тех, кто делает это через тур-агентство. В организации бизнес-поездок все то же самое – люди выбирают между самостоятельным бронированием и сотрудничеством с тревел-агентством. Покажем вам на примерах плюсы и минусы каждого варианта.

Согласитесь, сокращать расходы всегда приятно. Особенно приятно, когда при этом не падает качество полученных товаров и услуг, а где-то даже становится еще лучше. Такой фокус возможно применить и по отношению к расходам на организацию командировок в компании. Делимся секретами.