Источник: EUROBAK, 2013 г.
По данным экспертов, за 2013 год компании Казахстана потратили на деловые поездки свыше 150 млрд тенге. Владелец компании International Travel Plus Оксана Серебренникова рассказала World Monitor об опыте эффективного управления расходами на деловые поездки.
Недавно во время перелета в одну из европейских столиц в удобных креслах бизнес-класса авиакомпании Lufthansa рядом со мной оказался давний знакомый, председатель правления банка, финансирующего проекты по модернизации промышленных объектов в разных регионах Казахстана. С попутчиком завязался совсем не случайный разговор – о деловых путешествиях. Выяснилось, что мой знакомый и его команда менеджеров больше половины своего времени проводят в командировках, а бюджет на деловые поездки растет угрожающими темпами из года в год. Каково же было его удивление, что на протяжении уже более 15 лет я занимаюсь организацией именно деловых поездок, а также инвестирую в развитие этой интересной и крайне необходимой бизнесу отрасли.
Попутчик вкратце обрисовал схему, по которой организуется каждая поездка в его компании: сотрудники разными способами сами приобретают билеты, через филиалы компании в разных городах бронируют номера в отелях, благо в трансферах нет особой необходимости – свой парк автомобилей, но это только на территории Казахстана. Если необходимо выехать на переговоры в Европу или, например, в Дубай, Гонконг, то приходится пользоваться сразу несколькими источниками информации и поставщиками услуг – сайты авиакомпаний для бронирования билетов (правда, потом поменять билет сложно, этот способ подходит, если даты поездки известны точно), Booking.com – для бронирования отелей (как правило, с предоплатой или залогом). А еще нужно оформить визы, организовать трансфер, выбрать ресторан для делового ужина! В общем, у моего знакомого секретариат из трех сотрудниц занимается только командировками менеджмента банка.
Личные переговоры с партнерами на их территории – это ключевой момент в обсуждении крупных, интересных и важных для стратегического развития бизнеса проектов и сделок, поэтому отказаться от поездок нельзя. При этом как улучшить процесс организации, мой знакомый не знает – пул поставщиков сложился стихийно, исторически, по рекомендации, и до сегодняшнего дня ему никто не рассказывал, как и что можно упорядочить, а главное – оптимизировать. При этом как руководитель он привык мыслить в категориях обоснованных инвестиций, а не трудно прогнозируемых расходов.
Основные вопросы, с которыми мне приходится сталкиваться каждый день, мой собеседник озвучил почти сразу, они типичны для компаний, работающих на территории Казахстана. Для организации делового путешествия привлекается сразу несколько поставщиков (включая on-line ресурсы), и как результат – отсутствие консолидированной информации о расходах на командировки, а также данных по структуре услуг (авиа, ж/д билеты, отели, трансферы, оформление виз). Кроме того, усложняют процесс различные формы оплаты со сложной системой возмещения расходов, разные сборы за оформление услуг, трудности с обменом билетов и переносом дат поездки, отсутствие данных о скидках и так далее. Добавим сюда большие трудозатраты персонала, вовлеченного в процесс организации деловой поездки, и моего собеседника.
Как это возможно изменить? Ответ достаточно прост – обратиться к профессионалам! Прийти на обслуживание в специализированное агентство по деловому туризму с филиалами в ключевых городах Казахстана и поддержкой на мировом уровне. Здесь важно отметить, что глобальных компаний по управлению расходами на деловые поездки или TMC (Travel Management Companies) в мире всего четыре, все они имеют представительства в Казахстане. Выбор поставщика среди этих компаний – это ключевое управленческое решение, принятое на качественно новом уровне.
Сократить расходы на командировки, конечно, можно, уменьшив количество самих командировок, но это вряд ли пойдет на пользу бизнесу. Согласно данным исследования Oxford Economics, компании, полностью отменившие выездные совещания и командировки, теряют до 28% клиентской базы в течение следующих двух лет! И это не по качеству и уровню клиентов, а по количеству. При этом увеличение числа поездок ведет к росту прибыли – на €1, вложенный в деловые поездки, приходится €12 роста выручки. Логично, что вместо сокращения количества поездок необходимо использовать инструменты для оптимизации расходов, которые предоставляют ведущие TMC. Опыт показывает – экономить до 20% от годового бюджета на командировки – это реально.
Ключевое условие для оптимизации расходов – наличие данных. За 15 лет работы в бизнесе я не видела ни одной компании-клиента, которая имела бы собственную систему по сбору и анализу всей информации по деловым поездкам. При этом решение существует давно и оно на поверхности – любая профессиональная ТМС предоставляет все нужные данные по всем услугам, которые заказываются через нее. Исследования подтверждают, что сотрудничество с профессионалами, которые возьмут на себя заботу об оптимизации командировок, создает потенциал для экономии от бюджета на командировки в 10-15% за счет получения скидок от авиаперевозчиков и отелей, до 30% – от суммы административных расходов клиентов на организацию процесса, а также до 20% за счет внедрения и соблюдения политики деловых поездок (Travel Policy). Все это быстро и эффективно поможет организовать TMC.
В условиях неуклонного роста числа деловых поездок, роста цен на авиаперелеты и проживание как основных составляющих бюджета конкретной деловой поездки необходимо эффективно и грамотно управлять этими расходами. Наш опыт и анализ деятельности показывают, что бронировать билеты на внутренние перелеты необходимо за 7 календарных дней, на международные – за 14 дней, и это решение даст возможность экономить на перелетах 10-15% от общего бюджета. При этом мы заботимся не только о разработке политики деловых поездок в компании, но эффективно ее внедряем и развиваем, включая работу с авторизованными отелями, поставщиками по трансферам, систему бонусных корпоративных миль от авиакомпаний и многое другое.
Наш полет заканчивался. Я выглянула в иллюминатор – внизу мелькали аккуратные цветные квадратики приближающейся земли – вот он, точный расчет и настоящий европейский порядок, виден даже с высоты! С моим попутчиком мы договорились провести аудит для того самого банка, о котором шла речь.
Очень скоро выяснилось, что внедрение политики по деловым поездкам и консолидация приобретения услуг в одном профессиональном глобальном агентстве принесет ожидаемую экономию свыше 14 млн тенге в год.
Топ-менеджмент впервые со дня основания банка задумался о том, чтобы доверить обслуживание своих деловых поездок профессиональному агентству, иными словами, использовать аутсорсинг в данной сфере деятельности, как это банк сделал ранее со многими другими услугами (ИТ, уборка офиса, поставка канцелярии, заказ мебели и компьютеров). По словам моего старого знакомого, он долгое время ощущал себя экспертом в путешествиях, но именно сейчас понял, что одно дело планировать отдых и совсем другое – грамотно организовать деловое путешествие. И расходы на командировки превратились в реальные инвестиции – во всем мире программы оптимизации расходов и повышение уровня профессионализма сотрудников при закупках услуг для бизнеса выросли в реальные инвестпрограммы. Но об этом поговорим в другой раз, как и о последней модной тенденции, ставшей слоганом BCD Travel – «умных путешествиях» или Travel Smart – глобальной TMC, которую компания International Travel Plus представляет в Республике Казахстан.
Комментарии