Согласитесь, сокращать расходы всегда приятно. Особенно приятно, когда при этом не падает качество полученных товаров и услуг, а где-то даже становится еще лучше. Такой фокус возможно применить и по отношению к расходам на организацию командировок в компании. Делимся секретами.
Внедрите тревел-политику
Этот внутренний документ компании порой творит настоящие чудеса. Так, в одной из консалтинговых компаний с помощью внедрения Тревел-политики за год нам удалось сэкономить клиенту 26 млн тенге (а это уже 16% от их расходов на поездки). Чтобы не быть голословными, мы подготовили для вас подробный кейс о том, как мы добились таких результатов.
Если вы еще не знаете, что это за документ, как его составлять и внедрять, то советуем прочитать нашу статью «Тревел-политика и в чем ее польза для компании?», воспользоваться советами из Руководства по созданию современной Тревел-политики и скачать готовый Шаблон Тревел-политики, который мы для вас подготовили.
Если вкратце, то тревел-политика это внутренний документ компании, который устанавливает для сотрудников правила бронирования услуг, лимиты стоимости проезда, проживания, питания во время командировок. А также содержит информацию о действиях сотрудников в экстренных ситуациях в деловых поездках.
Вы заранее пропишите, каким классом можно бронировать авиабилеты тем или иным категориям сотрудников, сколько можно тратить на проживание и в каком отеле стоит останавливаться, можно ли бронировать авто и пользоваться телефоном за границей, чтобы не было перерасхода бюджета. В случае перерасхода по причине нарушения этих правил, компания не возмещает данные расходы сотруднику. О чем он будет оповещен заранее, прочитав и подписав этот документ.
Экономия будет также за счет единых правил бронирования. Здесь уже прописывается минимальный срок до вылета рейса, за который необходимо выкупить билет (чем раньше они это сделают, тем дешевле будут билеты), к кому обратиться для бронирования и оформления, приоритетные авиакомпании и отели (у компании могут быть специальные тарифы от определенных поставщиков услуг – об этом чуть ниже.)
Для достижения максимальной пользы и экономии, мало просто написать и внедрить политику, самое важное, что политика должна соблюдаться всеми сотрудниками и контролироваться авторизованными лицами.
Участвуйте в специальных программах от поставщиков услуг
Если вы еще не знаете, то авиакомпании и отели все время придумывают для корпоративных путешественников специальные программы, нацеленные на повышение лояльности их клиентов, и конечно: на сокращение расходов компаний, улучшение качества поездок и повышение положительных эмоций от сотрудничества.
Например, авиакомпания Lufthansa разработала для компаний малого и среднего бизнеса Премиальную программу PartnerPlusBenefit. Подключиться к этой программе можно совершенно бесплатно, а взамен получить возможность накапливать баллы (BenefitPoints) и обменивать их на что угодно:
- бесплатные перелеты;
- повышение класса обслуживания;
- раннее резервирование места;
- перевозку дополнительного багажа;
- денежные компенсации;
- высококачественные товары из WorldShop;
- подписку на журналы;
- ваучеры FlyNet®;
- ваучеры Sixt;
- оплату сборов аэропорта;
- доступ в зал для пассажиров бизнес-класса Lufthansa, зал Lufthansa Senator или зал прилета Lufthansa Welcome Lounge.
Вместе с общими баллами каждый сотрудник может параллельно накапливать мили в персональной программе Miles & More.
Подключиться к Премиальной программе PartnerPlusBenefit и получить стартовые 1000 баллов за подключение можно уже сегодня через менеджеров Travel plus.
Помимо участия в специальных программах у компаний также есть возможность заключить с поставщиком услуг договор, по которому сотрудники компании будут оформлять бронь только на их услуги, а взамен получать выгодные тарифы, недоступные на открытом рынке. Мы в Travel plus помогаем своим клиентам заключать такие договоры с поставщиками услуг.
Вы спросите, но как же организовать это все, если ранее никто в вашей компании такими вопросами не занимался? Обратитесь за помощью к нам, к профессионалам по организации деловых поездок и мероприятий. Мы подберем для вас подходящую программу, поможем к ней подключиться и возьмет на себя все организационные вопросы по согласованию условий и подписанию договоров с первичными поставщиками.
Бронируйте услуги через платформу для корпоративных клиентов
В наше время существует множество сайтов и платформ для самостоятельного бронирования билетов и отелей. Но такие платформы не предназначены для корпоративного обслуживания.
В Travel plus мы разработали платформу для бронирования отелей и трансферов по Казахстану, предназначенную специально для корпоративных клиентов – Hotel Plus. Отличие не только в специальных тарифах, но и в послепродажном обслуживании. Например: получение бухгалтерских документов по организации всей поездки от одного поставщика.
Кроме того, при бронировании вам не придется заключать отдельные договоры с каждым отелем или транспортной компанией, мы уже сделали это за вас. Бронировать услуги в платформе очень быстро и легко.
Подробнее о платформе можно прочитать в нашей статье «Hotel Plus – платформа для бронирования отелей и трансферов в Казахстане» или в информационном буклете, а также посмотреть запись вебинара и заказать демонстрацию платформы и бесплатный тест в течение трех дней через нашего менеджера, оставив запрос в форме обратной связи.
Анализируйте отчеты
Если вы до сих пор не получаете отчеты по поездкам за месяц, квартал или год и не анализируете их, то советуем обязательно начать это делать. Отчеты дают возможность не только анализировать и контролировать расходы, но и находить пути их сокращения.
В одном из своих кейсов мы рассказывали, как один из отчетов по поездкам, подготовленный для компании-клиента, позволил обнаружить бронирование, не соответствующее тревел-политике, и сэкономить несколько тысяч долларов только на одной поездке.
В Travel plus мы разработали 5 видов отчетов: реестры, «Топ-15», управленческий отчет, отчет о выбросах углекислого газа, аналитический обзор Business Review. Каждый из них дает клиенту информацию с учетом его потребностей. В плане получения отчетности, работать с Travel plus удобно, так как вы только выбираете вид и периодичность отчета и получаете в срок готовый документ с расшифровкой показателей и экспертными советами по оптимизации расходов.
Чтобы помочь своим клиентам определиться с выбором отчетов, мы сгруппировали их в три набора по уровню закрытия тех или иных потребностей компании.
Узнать подробнее о том, какая информация входит в каждый из отчетов, можно из нашей статьи «Отчеты о расходах на бизнес-поездки: для чего они нужны компаниям».
Комментарии