В одном из своих кейсов мы рассказывали, как один из отчетов по поездкам, подготовленный для компании-клиента, позволил обнаружить ошибку в бронировании билетов и сэкономить несколько тысяч долларов только на одной поездке. В Travel plus мы готовим разные виды отчетов для своих клиентов, с учетом потребностей заказчика. Рассказываем подробнее, какие отчеты вы можете получить при сотрудничестве с агентством и как они помогут решить ваши задачи.
Всем ли компаниям нужны отчеты по деловым поездкам
В данном случае вопрос скорее риторический. Большинство компаний стремятся контролировать свои внутренние и внешние процессы при помощи различных отчетов. Вопрос лишь в том, сколько должно быть таких отчетов, кто и в каком виде их готовит и кто анализирует. Даже если сотрудники компании ездят в командировки редко, данные о расходах позволят оценить, как был распределен бюджет на поездки, соответствуют ли совершенные брони правилам компании по выбору класса обслуживания и стоимости услуг, есть ли варианты сокращения расходов на поездки.
Что дают отчеты клиентам:
- возможность анализировать, контролировать и оптимизировать процессы организации поездок
- варианты сокращения расходов компании на поездки
- возможность получения более выгодных предложений от поставщиков услуг
- упрощенный процесс сверки и обработки бухгалтерских документов и авансовых отчетов
- наглядные показатели для распределения расходов на поездки по различным критериям
- возможность вести учет количества выбросов углекислого газа в атмосферу по использованным авиабилетам
Как вы видите, отчетность по деловым поездкам нужна не только для галочки, но и для фактического анализа. При правильном выборе вариантов отчета и анализе полученных данных, компания может значительно улучшить как сам процесс организации поездок, так и показатели финансовых затрат без ухудшения качества поездок.
Итак, какие же отчеты бывают, в чем их отличие и, самое главное, какие из них выбрать для своей компании.
Какие отчеты может предоставлять Travel plus
За 15 лет организации бизнес-поездок для компаний с различными потребностями мы разработали 5 видов отчетов, которые помогают нашим клиентам улучшать качество поездок и процесс их организации. В плане получения отчетности, работать с Travel plus удобно, так как вы только выбираете вид и периодичность отчета и получаете в срок готовый документ с расшифровкой показателей и экспертными советами по оптимизации.
Реестры
Таблицы с основной информацией о заказанных услугах и данных из билетов за отчетный период: ФИО пассажиров, даты, маршруты, классы бронирования, стоимость, табельные номера сотрудников, отправляющихся в командировки, коды департаментов, центры затрат и другие параметры вашей компании для распределения расходов на поездки по различным критериям. Такие таблицы позволяют группировать и фильтровать данные по путешественникам, маршрутам, авиакомпаниям, отелям, классам бронирования, датам, стоимости. Реестры помогут вам провести анализ и оценку расходов на поездки, взять под контроль расходы в дальнейшем и спланировать бюджет на следующие периоды. Кроме того, это отличные документы для сверки и обработки бухгалтерских документов и авансовых отчетов.
Топ-15
Отчеты «Топ-15» – табличная и графическая информация по самым востребованным маршрутам, авиакомпаниям, отелям за отчетный период, в которых указано количество транзакций, общая сумма расходов и средняя стоимость услуги. Такая информация позволит вам выделить предпочтительные направления и поставщиков, повысив по ним возможность получения самых выгодных предложений.
Управленческий отчет
Управленческий отчет – это набор из 19 отчетов с табличной и графической информацией по заказанным услугам в различных разрезах, и с возможностью сравнения разных периодов для оценки динамики. Управленческий отчет содержит в себе детальную информацию о количестве заказанных услуг, общие суммы расходов, среднюю стоимость, классы бронирования, использованные тарифы, списки топ маршрутов, авиакомпаний и отелей и прочих параметров.
Отчет о выбросах углекислого газа
Отчет о количестве выбросов углекислого газа в атмосферу формируется на основе информации по приобретенным авиабилетам с указанием количества поездок, расстояния в км, и выбросов углерода в кг. Отчет соответствует всем глобальным требованиям.
Аналитический обзор Business Review
Аналитический обзор Business Review – документ в виде презентации с информационными слайдами, графиками, таблицами, включающий в себя оценку текущего состояния рынка, бенчмарков и новых возможностей для заказчика. Подробный анализ расходов с оценкой эффективности использования Тревел политики, расчетом потенциальной экономии, рекомендациями по оптимизации бизнес-поездок.
Какие отчеты выбрать для своей компании
Мы рассмотрели 5 видов отчетов, которые предоставляет компания Travel plus, все они дают компаниям информацию о поездках. Но количество информации и задачи, которые можно решить с их помощью, различаются. Чтобы помочь своим клиентам определиться с выбором отчетов, мы сгруппировали их в три набора по уровню закрытия тех или иных потребностей компании.
Первый набор – Базовый – включает в себя Реестр и Топ-15. Такой набор отчетов дает вам следующие возможности:
- фильтровать и группировать данные по поездкам по: путешественникам, маршрутам, авиакомпаниям, отелям, классам бронирования, датам и стоимости
- анализировать, оценивать и контролировать расходы
- планировать бюджеты
- сверять и обрабатывать бухгалтерские документы и авансовые отчеты, загружать данные во внутреннюю систему учета
- оценивать поездки и анализировать расходы по каждому направлению, авиакомпании и отелю
- выбирать самые оптимальные маршруты и максимизировать выгоду от корпоративных бонусных программ и согласованных тарифов авиакомпаний и отелей.
Второй набор – Бизнес – включает в себя Реестр, Управленческий отчет и Отчет о выбросах углекислого газа. Набор дает вам возможность:
- фильтровать и группировать данные по поездкам по путешествиям, маршрутам, авиакомпаниям, отелям, классам бронирования, датам, стоимости и другим характеристикам
- анализировать, оценивать и контролировать расходы, планировать бюджеты с учетом департаментов и центров затрат компании, загружать данные во внутреннюю систему учета
- сверять и обрабатывать бухгалтерские документы и авансовые отчеты
- контролировать исполнение Тревел политики
- оптимизировать расходы на поездки и сравнивать запланированный бюджет с фактическими затратами
- экономить бюджет и получить лучшие условия на рынке благодаря глубокому анализу данных в динамике
- отслеживать и анализировать выбросы углекислого газа
Третий набор – Корпоративный – включает в себя Реестр, Аналитический обзор Business Review, Управленческий отчет и Отчет о выбросах углекислого газа. Это самый полный набор, который даст вам максимум возможностей:
- фильтровать и группировать данные по поездкам по путешествиям, маршрутам, авиакомпаниям, отелям, классам бронирования, датам, стоимости и другим характеристикам
- анализировать, оценивать и контролировать расходы, планировать бюджеты с учетом департаментов и центров затрат компании, загружать данные во внутреннюю систему учета
- сверять и обрабатывать бухгалтерские документы и авансовые отчеты
- контролировать исполнение Тревел политики
- оптимизировать бизнес-процессы и отслеживать реализацию Тревел программы и изменения ключевых показателей
- оптимизировать расходы на поездку и синхронизировать бюджет с фактическими затратами
- контролировать расходы, прозрачность и соблюдение всех внутренних процедур и правил компании в соответствии со стратегией организации поездок
- отслеживать и анализировать выбросы углекислого газа
Узнать больше об отчетах Travel plus, а также включить их в свой договор с агентством, вы можете через нашего менеджера, оставив заявку на странице сайта.
Обложка: ru.freepik.com
Комментарии