Мероприятия и приемы

Каждое лето HR-команды и руководители сталкиваются с похожей задачей. Нужно собрать людей вместе, переключить их с рабочих задач, помочь команде лучше взаимодействовать и при этом не повторять сценарий прошлого года.

Хорошая новость в том, что современные тимбилдинги давно перестали быть соревнованиями с веревками, конкурсами и обязательной развлекательной программой. Сегодня компании чаще выбирают форматы, которые помогают решать конкретные задачи: познакомить сотрудников, объединить команды после изменений, дать людям возможность пообщаться вне рабочих процессов или просто перезагрузиться после напряженного периода.

Мы собрали пять форматов, которые особенно востребованы этим летом.

Иммерсивная экскурсия в наушниках

Участники надевают наушники и отправляются по заранее подготовленному маршруту. Музыка, голоса актеров и городское пространство становятся частью одной истории, в которой команда не наблюдает со стороны, а становится участником происходящего.

Такой формат хорошо работает для новых команд, компаний после объединений и мероприятий, где хочется удивить участников чем-то необычным.

Главное преимущество — эмоции и совместный опыт, который потом долго вспоминают внутри компании.

Подходит для групп от 15 человек.

Тимбилдинг с пользой

Формат объединяет командную работу и благотворительность. Участники проходят задания, собирают необходимые наборы или помогают конкретному социальному проекту, а результат их работы приносит реальную пользу.

Этот формат особенно востребован компаниями, которые хотят совместить командообразование с корпоративной социальной ответственностью.

В результате сотрудники получают не только положительные эмоции, но и ощущение, что сделали что-то важное вместе.

Подходит для групп от 30 до 300 человек.

Ретрит: день перезагрузки

Иногда команде нужен не очередной активный сценарий, а возможность выдохнуть.

Ретрит — это выезд за город с комфортной программой, прогулками, практиками восстановления, неформальным общением и временем без рабочих задач.

Особенно хорошо такой формат работает после напряженных проектов, сезона высокой нагрузки или периода изменений внутри компании.

Главная цель здесь не развлечь, а помочь людям восстановить ресурс и провести время вместе без привычной рабочей суеты.

Подходит для групп от 20 до 150 человек.

Бизнес-игра

Участники оказываются внутри бизнес-сценария, где нужно принимать решения, договариваться, распределять ресурсы и быстро реагировать на изменения.

За несколько часов становится хорошо видно, как люди взаимодействуют, кто берет на себя лидерство, как команда справляется с неопределенностью и умеет ли договариваться под давлением.

Такой формат часто выбирают руководители, коммерческие команды и компании, которые хотят развивать взаимодействие между подразделениями.

Подходит для групп от 20 до 200 человек.

AI-штаб

Один из самых новых форматов.

Команды получают реальную бизнес-задачу и используют AI-инструменты для поиска решения. В процессе участники знакомятся с возможностями искусственного интеллекта и сразу применяют их на практике.

Вместо лекции получается соревнование с конкретным результатом.

Формат особенно хорошо воспринимают IT-компании, банки, финтех и организации, которые только начинают внедрять AI в рабочие процессы.

Подходит для групп от 20 до 150 человек.

Что мы видим этим летом

За последние годы запросы компаний заметно изменились.

Если раньше большинство клиентов просили просто организовать корпоративное мероприятие, то сегодня разговор обычно начинается с другой задачи:

• познакомить сотрудников из разных городов;
• объединить новую команду;
• помочь людям переключиться после сложного периода;
• повысить вовлеченность;
• наладить взаимодействие между подразделениями.

Поэтому выбор формата всегда начинается не с программы, а с вопроса: какой результат компания хочет получить.

Как выбрать подходящий формат

Если ваша задача	Подойдет формат
Познакомить сотрудников и создать общий опыт	Иммерсивная экскурсия
Объединить команду вокруг общей цели	Тимбилдинг с пользой
Дать людям возможность восстановиться	Ретрит
Развить взаимодействие и навыки принятия решений	Бизнес-игра
Познакомить сотрудников с AI на практике	AI-штаб

Что остается за кадром

Участники видят несколько часов мероприятия. Подготовка обычно занимает недели.

 

 

Подбор площадки, переговоры с подрядчиками, логистика, трансферы, питание, техническое оснащение, резервные сценарии и десятки других деталей влияют на результат не меньше, чем сама программа.

Именно поэтому мы начинаем подготовку не с выбора активности, а с понимания задачи, бюджета и особенностей команды.

Travel Plus организует корпоративные мероприятия, конференции, инсентивы и командные выезды с 2006 года и является эксклюзивным партнером BCD Meetings & Events в Казахстане и Центральной Азии.

Если вы только начинаете планировать летний выезд, расскажите нам о своей команде, количестве участников и задаче.  Напишите нам на event@itplus.kz, и мы предложим несколько вариантов и поможем подобрать формат, который действительно будет работать на ваш результат.

Мы делаем много мероприятий. И что забавно: после сотен проектов вещи, на которые мы смотрим внимательнее всего, почти никогда не самые крупные. Сцена, экран, главный спикер, все это важно, но люди запоминают не это. Люди запоминают, что они почувствовали. А чувство складывается из мелочей, большинство из которых незаметны, если все сделано хорошо.

Вот несколько таких мелочей. Не как советы, а просто как то, что приятно знать, если вы задумали собрать людей вместе, будь то конференция на пятьсот человек или ужин на двадцать.

Первые пятнадцать минут

Самая недооцененная часть любого мероприятия это первые пятнадцать минут. Человек приходит и не знает, куда идти, к кому подойти, чем занять руки. Если эти минуты неловкие, ощущение тянется потом весь день. Поэтому мы любим, когда у входа есть знакомое лицо, когда указатели простые, и когда человеку сразу дают что-то в руки, чашку кофе или бокал. Свободные руки на входе это маленькая тревога. Занятые руки это уже почти разговор. Если выбирать, на что потратить внимание, начните с того, как люди заходят.

Кофе-брейк это не перерыв

Есть привычка думать про кофе-брейк как про паузу между важными частями. На самом деле часто это и есть самая важная часть. Лучшие разговоры случаются не в зале, а возле кофе. Там знакомятся, там договариваются, там запоминают друг друга. Поэтому кофе-брейк стоит не сокращать, а наоборот, продумывать. Даже то, где стоит кофе, решает, кто с кем заговорит. Поставьте его в дальнем углу, и люди пройдут через весь зал и перемешаются. Поставьте у выхода, и половина просто выйдет наружу.

Еда тихо управляет энергией

Тяжелый обед это сонный зал к трем часам дня. Это знает каждый, кто хоть раз вел программу и видел, как аудитория плывет после второго блюда. Поэтому если днем запланировано что-то важное, обед стоит сделать легче, чем хочется. Порядок и время еды на самом деле управляют энергией целого дня, хотя в программе об этом не написано ни слова.

Комната говорит сама

Одни и те же люди в одной и той же комнате ведут себя совершенно иначе в зависимости от того, как стоят столы и стулья. Ряды как в кинозале делают аудиторию пассивной, она смотрит вперед и молчит. Круглые столы развязывают разговор, но мешают следить за сценой. Звучит как мелочь, но рассадка меняет поведение людей сильнее, чем содержание выступления. Если вы хотите, чтобы люди общались, не сажайте их в ряды.

Люди идут не туда, где указатель

Можно повесить сколько угодно табличек, но люди все равно соберутся там, где еда, где вход и где единственная розетка для телефона. Человеческие потоки на мероприятии вполне предсказуемы. Поэтому то, что вы хотите показать гостям, лучше ставить не там, где логично по плану, а там, где люди и так пройдут.

Лучший момент обычно не в программе

Если честно, самые запоминающиеся моменты почти никогда не из тайминга. Спонтанный тост, неожиданно красивый закат, задержка, которая превратилась в отличный разговор. Их нельзя запланировать, но для них можно оставить место. Поэтому мы не очень любим программы, расписанные по минутам без единого зазора. В слишком плотной программе хорошему случаю просто негде произойти.

Один хороший человек важнее дорогой техники

Можно вложить большой бюджет в свет, звук и экраны, и все равно мероприятие будет держаться на одном человеке, который ведет зал. Хороший ведущий, который чувствует настроение, помнит имена и вовремя меняет темп, стоит дороже любой техники. Тепло в зале создает не оборудование, а человек.

И напоследок

Вот, пожалуй, главное, что мы поняли за все эти годы. Хорошее мероприятие это не про размах и не про бюджет. Это про внимание к мелочам, которые гость не заметит по отдельности, но из которых сложится его общее ощущение, что все было правильно и по-человечески.

Если вы что-то задумали и захочется это обсудить, заходите поговорить просто так, без всякого повода. Нам правда нравится про это думать.

Виртуальные мероприятия стали основным способом общения между людьми в течение последних полутора лет: необходимость в цифровой реальности появилась сразу после запрета на проведение «живых» мероприятий. Из-за стремительного переноса встреч в цифровое пространство многие компании учились делать это на ходу. Большой объем мероприятий, где спикеры много говорят и демонстрируют огромные презентации, быстро утомляют участников. Появились даже такие термины, как «усталость от Zoom» и «смерть от PowerPoint». 

Источник: MICE&more, 2017 г.

Оксана Тихонова, Исполнительный директор International Travel plus рассказала читателям журнала MICE&more, какие деловые и инсентивные мероприятия для международных корпораций может провести агентство на территории Казахстана.

Источник: EUROBAK, 2015 г.

Интервью EUROBAK для журнала World Monitor с Оксаной Серебренниковой, генеральным директором International Travel Plus, о деловых мероприятиях (MICE), направленных на развитие, мотивацию, обучение собственного персонала, партнеров и клиентов компании, а также на презентацию компании, ее продуктов и возможностей для целевой аудитории.