Если вам интересна тема сокращения расходов на бизнес-поездки, то прочитайте наш кейс о внедрении Тревел-политики и о том, как нам удалось добиться экономии бюджета клиента в 16%. После публикации кейса к нам поступило много вопросов о том, что же такое Тревел-политика и как ею пользоваться. Ниже в этой статье вы сможете найти ответы на часто задаваемые вопросы.
Что такое Тревел-политика?
Это внутренний документ компании, который устанавливает для сотрудников правила бронирования услуг, лимиты их стоимости. А также содержит информацию о действиях сотрудников в экстренных ситуациях в деловых поездках.
Документ разрабатывается индивидуально для каждой компании с учетом вида деятельности и внутренних процедур.
Тревел политика включает в себя следующую информацию:
1. Правила бронирования авиа и ж/д билетов, размещения в гостинице и бронирование трансферов.
2. Какие расходы берет на себя компания в рамках поездки: на проезд, проживание, питание, представительские.
3. Какие расходы не возмещаются компанией.
4. Как правильно сформировать и подать отчетность по итогам поездки для бухгалтерии (для своевременного возмещения расходов).
5. Как организуется поддержка сотрудников во время деловой поездки (в каких случаях, кем).
Учитывая текущие события в стране и в мире, необходимо включить в документ информацию об индивидуальных средствах защиты, необходимости сдачи ПЦР тестирования, прививках, паспортах здоровья и правилах пересечения границ государств. Добавить актуальные ссылки на ресурсы, где указаны закрытые/открытые страны и правила карантина.
Политику важно ежегодно актуализировать в виду различных обстоятельств извне. Посмотрите только, как перевернула привычные устои пандемия.
Что дает компаниям Тревел-политика?
В первую очередь, Тревел-политика формализует процесс организации деловых поездок сотрудников. В документе прописывается инструкция, к кому можно обратиться, чтобы забронировать услуги, за какой срок до поездки это нужно сделать, какую информацию предоставить и т.д.
Формализация процесса снимает сразу несколько головных болей. Во-первых, у сотрудников появится пошаговая инструкция, которая поможет спланировать и организовать поездку быстро, безопасно и без лишней суеты.
Во-вторых, прописанные правила бронирования позволяют избегать конфликтных ситуаций между командированным и финансовым отделом. Правила дают четкое представление, каким классом можно бронировать авиабилеты, сколько можно тратить на проживание и в каком отеле стоит останавливаться, можно ли бронировать авто и пользоваться телефоном за границей, чтобы не было перерасхода бюджета и эту сумму впоследствии возместила компания.
В-третьих, бухгалтерия получает вовремя необходимые ей документы от командированных, так как о форме и сроках предоставления сотрудники также оповещены заранее.
Тревел-политика экономит деньги компании. Этот эффект происходит за счет установки лимитов на проезд, проживание и питание во время командировки. После изучения политики сотрудники уже не будут бронировать перелет бизнес-классом, если такая возможность не прописана (см. Пример ошибки при бронировании, которая чуть не лишила компанию нескольких тысяч долларов за одну поездку). А также за счет единых правил бронирования. К примеру, авиабилеты при бронировании не позднее 14 дней до вылета обойдутся компании дешевле, чем купленные накануне (см. Кейс).
Тревел-политика после внедрения экономит время сотрудников компании. Все действуют по инструкции, никто не пытается самостоятельно все организовать, не бегает по отделам, чтобы понять, какие документы нужно вернуть по возвращению, не трясет бухгалтерию с вопросами, сколько и когда ему возместят за командировку и т.д.
Политика содержит правила и рекомендации по безопасности в поездках. Используя специальные программы агентства, компании отслеживают местонахождение своих сотрудников во время деловых поездок и оперативно принимают меры при ЧС. Тревел-политика содержит контакты службы экстренной поддержки, с которыми сотрудники могут связаться и получить помощь в любой ситуации.
Как разработать Тревел-политику?
Для разработки документа потребуется участие следующих подразделений:
1. HR.
2. Офис-менеджер или тревел-координатор.
3. Финансисты и бухгалтерия.
4. Первый руководитель компании или его заместитель.
Лучше привлечь к работе тревел-агентство. Например, Travel plus имеет большой опыт в разработке и контроле Тревел политик, а так же по вашему желанию может регулярно предоставлять детальные отчеты по оказанным услугам, консультировать по возможным тарифам на те или иные услуги, рекомендовать конкретные шаги по сокращению расходов на поездки.
Как начать разработку Тревел-политики? Обратите внимание на то, что вас беспокоит в организации деловых поездок сейчас. Например:
- жалобы со стороны сотрудников на отсутствие доступной и понятной информации, задаются одни и те же вопросы;
- частые ошибки при предоставлении документов в командировочных отчетах;
- не соблюдение лимитов на поездки;
- командировочные расходы растут с высокой скоростью.
После составления такого списка вы будете видеть задачи, которые нужно решить с помощью Тревел-политики и сможете составить список целей, которых хотите добиться. Например:
- сократить расходы на деловые поездки, не раздражая сотрудников;
- упростить процедуру одобрения расходов на поездки;
- наладить контроль соблюдения политики по поездкам;
- четко разграничить, по каким поездкам должны строго соблюдаться правила, а по каким они должны носить рекомендательный характер.
Определились с целями? Можно приступать к формулированию правил по поездкам, которые приведут к решению возникших сложностей. Удобнее всего воспользоваться готовым шаблоном для создания документа: Скачать шаблон Тревел-политики.
Как внедрить Тревел-политику в компании?
Сформулированные рекомендации, правила поездок и лимиты должны применяться всеми сотрудниками, а задача компании — это контролировать, только тогда Тревел-политика будет работать и приносить результаты.
Но люди не любят изменения, поэтому сотрудники по тем или иным причинам могут отказываться соблюдать утвержденные правила и тем самым лишать компанию тех возможностей, для которых Тревел-политика и создавалась. Почему так происходит?
Если политика не сложна в понимании, то основной причиной отказа может быть отсутствие понимания у сотрудников, для чего им это нужно. Потому что, в первую очередь, человек увидит ряд ограничений, которые он теперь вынужден исполнять, если никто ему не объяснил, какая будет польза от этих изменений.
Поэтому в процессе внедрения Тревел-политики мы рекомендуем наглядно показывать сотрудникам, каких результатов мы стремимся добиться. И обязательно подчеркнуть, что они так же ответственны за результат.
Покажем на примере нашего кейса. Для того, чтобы добиться заявленной экономии в 30%, совместно с клиентом мы провели ряд семинаров с сотрудниками, рассказали о важности использования Тревел-политики и о том, сколько она позволит сэкономить. Сотрудники пообещали следовать рекомендациям в будущем, но на практике мы увидели, что не все соблюдают политику из-за особенностей работы с клиентами. А раз уж достичь заявленных результатов все-равно не получится, то и остальные решили, что не нужно и пытаться. Поэтому мы вернулись к разговору с теми сотрудниками, которые могут повлиять на результат, и акцентировали внимание, что они могут помочь компании в достижении результата. Такой подход оправдал себя и по итогам квартала мы достигли рекордного показателя потенциальной экономии в 26 млн тенге в год.
Пользуйтесь нашими рекомендациями из Руководства по созданию современной Тревел-политики и достигайте поставленных целей!
Комментарии