Все путешественники делятся на два типа: тех, кто сам организует свои поездки и тех, кто делает это через тур-агентство. В организации бизнес-поездок все то же самое – люди выбирают между самостоятельным бронированием и сотрудничеством с тревел-агентством. Покажем вам на примерах плюсы и минусы каждого варианта.
Удобство
Самостоятельное бронирование: На первый взгляд кажется, что бронировать лично через какой-нибудь сайт авиакомпании или систему интернет-бронирования легче, проще и быстрее. Не нужно никому писать, о чем-то просить и ждать ответа. Зашел, выбрал, забронировал. Но чаще всего мы так думаем потому, что нам не с чем сравнить. Или потому, что еще не приходилось подбирать удачные стыковки между рейсами, долго искать свободное место в отеле рядом с местом встречи, пытаться соблюсти все требования по стоимости и условиям пребывания командированного в другом городе или стране. Бывали случаи, когда сотрудники самостоятельно выписывали билет не на прямой рейс, а с пересадкой, потому что в системе видели одну строку маршрута, а аэропорт транзита не замечали.
С тревел-агентством: На самом деле при работе с агентством вам также не придется отправлять десятки писем, чтобы организовать поездку. Travel plus работает по принципу «Одно окно – одно письмо». Это означает, что всю поездку от бронирования авиа- или ж/д билетов до организации трансфера, брони отеля вам организует один человек. Вам потребуется отправить лишь одно письмо-заявку, после которой вы получите готовый план поездки с максимально удобными стыковками. А если на сотрудника уже будет заведен профайл со всеми требованиями к поездке, то вам в заявке даже не придется прописывать дополнительную информацию по желаемой стоимости и классу обслуживания, все будет организовано в соответствии с профайлом по умолчанию.
Скорость
Самостоятельное бронирование: Если вам уже приходилось организовывать деловую поездку себе или другим сотрудникам, то вы не понаслышке знаете, сколько это может занимать времени. Особенно если путешествующих больше одного, поездка проходит с пересадками и отправление у всех из разных мест. Такая задачка точно не на один час. Нужно просчитать время вылета так, чтобы не опоздать на встречу по прилету, заложить время на то, чтобы добраться сначала до отеля, а потом и до места встречи. А после организовать весь этот путь в обратном направлении. И это только пример организации простого пути без каких-либо усложняющих моментов. В общем да, процесс не быстрый.
С тревел-агентством: Вы можете подумать, что между самостоятельным бронированием и бронированием через менеджера агентства нет никакой разницы. Вроде и там и там организацией занимается человек, а не супер-робот. Но отличие все же есть, и оно как раз сказывается по большей части на скорости. У тревел-агента под рукой самые совершенные технические решения и десятки лет опыта работы, которые в совокупности в десятки раз ускоряют процесс подбора наиболее удачного предложения. К тому же вы сохраните свои нервы, спокойно выпьете чашку кофе, пока агент работает над вашим заказом, и после получите уже готовый организованный маршрут поездки.
Стоимость
Самостоятельное бронирование: О стоимости поездки при таком варианте вы можете судить только по тем предложениям, что видите на сайтах. Пробежитесь по двум-трем из них, выберете самое выгодное ценовое предложение и порадуетесь, что сэкономили. Правда радость была бы не такой сладкой, если бы вы знали, что специальные цены для корпоративных клиентов никогда не демонстрируют на сайтах для частных пользователей.
С тревел-агентством: У менеджера агентства есть множество вариантов, как сделать вашу поездку еще более выгодной. Обозначим лишь некоторые из них. Во-первых, агентство может помочь вам определить приоритетных поставщиков услуг, и заключить с ними трехсторонний договор, по которому вы получите для своей компании персональные ценовые предложения. Во-вторых, через агентство вы можете подключиться к премиальной программе, получать за поездки баллы и обменивать их. В-третьих, агентство как партнер получает от транспортных компаний и отелей возможность предлагать своим клиентам сниженные цены. В-четвертых… Пожалуй, не будем раскрывать всех карт, просто попробуйте, и вы оцените результат в конце отчетного периода)
Отчетность
Самостоятельное бронирование: Самый, наверное, показательный пункт при сравнении двух вариантов организации поездки. Когда вы бронируете для себя или своей семьи, то сохраняете все чеки и билеты, только если хотите наклеить их в памятный альбом. Но вот при организации командировки, собирать документы для отчетности перед бухгалтерией – вынужденная необходимость. Нет нужных документов, нет и возмещения расходов. А за свой счет летать по работе накладно всем. Поэтому после поездки традиционно начинаются «танцы с бубнами» перед бухгалтерией. И чем больше было задействовано поставщиков услуг, тем дольше длятся эти «танцы».
С тревел-агентством: Заказывая организацию поездки у агентства, у вас в итоге один поставщик. И совершенно не важно, сколько услуг вы заказали. Даже если по прилету вас будет встречать оркестр и провожать до фуршетного стола, вы все равно получите все подотчетные документы одной пачкой, точно в срок и в оговоренном ранее виде. Больше никаких споров и недомолвок между финансовым отделом и командированными. Больше никаких задержек в выплате возмещений по расходам на поездки. Кроме того, вы можете регулярно получать от агентства и аналитические отчеты по поездкам.
Риски
Самостоятельное бронирование: Напоследок мы оставили самый нежелательный пункт сравнения, когда речь идет о самостоятельном бронировании. Отправляясь в поездку, никто не хочет в ней «застрять», потеряться, опоздать на рейс. И тот, кто организует поездку, меньше всего ждет, что ему будут названивать сотрудники по ночам, с просьбой купить новый билет или оказать им помощь в трудной ситуации. Мы искренне порадуемся за вас, если вы до сих пор еще с этим не сталкивались.
С тревел-агентством: Если мы организовываем поездку, то решение всех форс-мажоров ложится на нас. Для сотрудников, отправляющихся в командировку, организована круглосуточная служба поддержки, которая в любой день в любое время проинструктирует о дальнейших действиях, скорректирует маршрут и поможет разрешить ситуацию наилучшим образом.
Пройдя по всем пунктам сравнения, вам может показаться, что мы так описали все минусы и плюсы решений, потому что являемся представителями тревел-агентства. Но на самом деле, мы действительно созданы для того, чтобы упрощать и улучшать компаниям процесс организации деловых поездок. И по каждому из перечисленных пунктов сравнения наша команда уже много лет совершенствует свои показатели. И даже для тех, кому все же нравится бронировать и организовывать поездки самостоятельно, у нас тоже есть решение – платформа для корпоративных клиентов Hotel Plus. Бронируете вы, но при этом получаете корпоративные цены, удобство, скорость, службу поддержки и единую отчетность.
Комментарии