Если перед вами стоит задача сделать процесс организации деловых поездок в компании более эффективным, то эта статья для вас. На основании многолетнего опыта и изучения лучших мировых практик мы сформулировали 5 основных шагов на пути к эффективной организации деловых поездок.
Прежде, чем делать какие-то шаги в сторону улучшения процесса организации поездок, важно понять, что именно вы хотите изменить, что сейчас работает не так, как хотелось бы?
Насколько близки вам следующие проблемы:
- Процесс бронирования поездок состоит из длинных цепочек писем и занимает все ваше рабочее время, снижая продуктивность по основным задачам.
- Вам приходится отвечать на поздние ночные звонки для решения проблем командированных сотрудников, внесения изменений в план поездки или отмены бронирований.
- Команда администраторов перегружена ворохом счетов и документов.
- Финансовый отдел пытается понять, кто тратит деньги на какие поездки и почему.
- У вас нет тревел политики или она есть, но ее никто не читает и не соблюдает.
- Финансовый отдел жалуется на задержки документов, подтверждающих расходы или их недостаточность.
- Сотрудники недовольны предложенными вариантами поездки и зачастую требуют изменить условия, которые выходят за пределы обозначенного бюджета.
- В попытках сэкономить деньги, билеты и номера в отелях бронируются на сайтах, что превращает управление корпоративными поездками в трудоемкую задачу.
- Не хватает дешевых авиабилетов и отелей при бронировании поездок.
Если в каких-то из этих пунктов вы видите проблемы своей компании, которые хотели бы решить, то начните свой путь со следующих пяти шагов:
Шаг 1. Постройте эффективные взаимоотношения с агентством деловых поездок. Вам будет сложно добиться трансформации без надежного партнера. Первый шаг в управлении деловыми поездками современным способом – построить сотрудничество, основанное на партнерстве, прозрачности и простоте. Эффективность ваших новых взаимоотношений будет зависеть от того, насколько точно вы обозначите задачи и желаемый результат.
Шаг 2. Обеспечьте командированным сотрудникам поддержку в режиме 24/7. Каждый человек нуждается в полноценном сне и отдыхе, поэтому быть на связи со своими сотрудниками 24/7 физически невозможно. К вам могут обращаться за отменой, изменениями и другими запросами по ночам и в выходные дни, и, если вы недоступны для помощи, командированные сотрудники «застревают» в ожидании поддержки, что в конечном итоге стоит бизнесу времени и денег. Логичное решение – положиться на партнера, который может предоставить поддержку в поездках 24/7.
Шаг 3. Создайте тревел политику и рабочий процесс утверждения расходов. Современное управление поездками без заранее определенных правил работы невозможно. Наличие тревел политики дает три преимущества: помогает сотрудникам в организации деловых поездок; определяет порядок оформления и контроля командировочных расходов; обеспечивает комфорт и безопасность сотрудников, выезжающих в командировки.
Шаг 4. Настройте и используйте отчеты о командировочных расходах. Эффективное управление командировками — задача не только административной команды. Финансовый и операционный отдел также должны принимать активное участие. Используя центры затрат, характеристики, вы можете получать интеллектуальные отчеты, которые помогут финансовой команде выявлять тенденции, лишние расходы и возможности для оптимизации бюджета.
Шаг 5. Настройте взаимодействие между администраторами и финансистами. Самое главное в современном управлении деловыми поездками – это то, что оно обслуживает всю компанию. Если ваш процесс утверждения требует действий со стороны администратора и финансового отдела, постарайтесь сделать его максимально простым. Обеспечьте финансовому отделу консолидированные счета на оплату и реестры с подробной информацией.
Содержание всех пяти шагов мы более подробно описываем в нашей брошюре «Рекомендации по эффективной организации деловых поездок», которую вы можете скачать бесплатно и изучить в удобное для вас время.
Как Travel plus может помочь сделать процесс организации деловых поездок в компании более эффективным:
1. Предоставлять услуги по принципу «Одно окно – одно письмо».
2. Предоставить доступ к HotelPlus – платформе для самостоятельного бронирования отелей и трансферов в Казахстане.
3. Оказывать круглосуточную поддержку 24/7 (даже когда вы спите!).
4. Предоставлять консолидированный счет на все услуги.
5. Готовить набор реестров и отчетов для вашей финансовой команды.
6. Анализировать данные и составлять рекомендации по сокращению расходов.
7. Экономить годовой бюджет компании на поездки до 30%.
8. Контролировать исполнение тревел политики и проводить запрос авторизации поездок.
9. Предоставлять услуги быстро и качественно согласно SLA.
10. Предоставлять доступ ко всем авиакомпаниям и неограниченному количеству отелей по всему миру.
11. Предоставлять доступ к тарифам, недоступным на открытом рынке.
12. Оказывать услуги команды в Казахстане в городах Алматы, Нур-Султан, Атырау, Актау, Актобе.
13. Обеспечить поддержкой партнерских офисов сети BCD Travel в 109 странах мира.
Современные наборы решений и инструментов организации бизнес-поездок востребованы и популярны на прогрессивных рынках. И если вы воспользуетесь всеми возможностями, которые уже сегодня могут предоставить агентства деловых поездок на территории Казахстана, то вам будет проще достигать больших успехов на пути к своим целям.
Обложка: ru.freepik.com
Комментарии