Тревел-политика – тот внутренний документ компании, который часто недооценивают. А между тем, при правильном его применении, можно добиться невероятных результатов не только в экономии средств, но и в обеспечении безопасности своих сотрудников, упрощении процедуры организации бизнес-поездки, нормировании процесса предоставления отчетности и многое другое.
Но сегодня мы хотели бы показать вам наглядный пример влияния Тревел-политики непосредственно на расходы компании. Это тот показатель, который легко посчитать. И чтобы понять, чего это может стоить, достаточно один раз посмотреть на цифры.
Исходные данные
Когда консалтинговая компания N пришла в Travel plus, расходы на бизнес-поездки составляли 158 млн тенге в год. И наша задача была – их сократить. Прежде чем что-то обещать клиенту, мы всегда проводим предварительный анализ процесса организации поездок – так мы имеем возможность озвучить более точный процент экономии, на который компания может расчитывать в будущем. По нашей оценке, процент потенциальной экономии компании N составлял 20% – это более 30 млн тенге в год.
Как мы получили эту сумму:
В год компания приобретала порядка 2 500 билетов. Из них только 1/5 всех билетов приобреталась заранее, а именно за 14 дней до вылета. Оставшиеся 4/5 от всех приобретаемых билетов покупались непосредственно перед вылетом, что существенно увеличивало расходы компании на поездки. Отсюда экономия в 20% возможна была в том случае, если бы 90% билетов приобретались не позднее 14 дней до вылета.
Внедрение Тревел-политики: этап 1
Для того, чтобы добиться заявленной экономии, совместно с клиентом мы провели ряд семинаров с сотрудниками клиента и рассказали о важности использования Тревел-политики и о том, сколько она позволит сэкономить. Сотрудники понимали важность достижения данной цели для компании и обещали следовать рекомендациям в будущем.
Помимо этого менеджер Travel plus ежемесячно контролировал лимиты по поездкам и сроки бронирования билетов. При отклонении от правил политики уходило оповещение об этом ответственным лицам на стороне клиента.
Спустя некоторое время мы наткнулись на проблему – сотрудники компании N не могли в полной мере управлять поездками из-за особенностей работы со своими клиентами.
Препятствие на пути к экономии:
Компания N осуществляла консалтинговую деятельность. И деловые поездки сотрудников делились на две категории: собственные запланированные поездки и поездки по запросам клиентов. Вторые всегда были спонтанными – клиент вызвал, сотрудники полетели.
При таких условиях достичь потенциальной экономии в 20% не представлялось возможным. Нам нужен был план Б.
Внедрение Тревел-политики: этап 2
Мы предложили клиенту разделить бюджет на поездки на собственные и клиентские расходы. Разделение позволяло понять в динамике потенциал экономии для компании, так как собственные расходы регулируемые и ими можно управлять.
Наш план Б:
1. Разделить расходы с помощью центров затрат.
2. Проанализировать в динамике следующий квартал.
После изменения подхода к организации поездок мы разделили все расходы в процентном отношении и смогли определить ту аудиторию, с которой необходимо было продолжать работать по соблюдению сроков раннего бронирования билетов.
До распределения расходов сотрудники, чьи поездки были плановыми, думали, что раз уж достичь определенных результатов все-равно не получится, то и не нужно пытаться соблюдать правила. После разделения расходов ситуация изменилась – вся ответственность за экономию легла только на них и не касалась тех, кто совершал спонтанные поездки.
Итоги работы
Старания менеджеров Travel plus и сотрудников компании N оправдали себя. По итогам квартала мы достигли рекордного показателя потенциальной экономии в 26 млн тенге в год из заявленных изначально 30 млн тенге. Это невероятный результат, к которому необходимо стремиться даже если на пути перед вами встают препятствия. Компания N очень четко это понимала и поэтому добилась такого результата.
Разработать и внедрить в компании свою Тревел политику легко, если следовать 7 шагам нашего практического руководства. Современная Тревел политика позволит сократить расходы и обеспечить комфорт и безопасность сотрудникам в командировках.
Обложка: ru.freepik.com
Комментарии