Мне важно, чтобы компания узнала себя в своем празднике

 София Новикова, старший ивент менеджер

Перед Новым годом ко мне часто обращаются компании с очень похожими запросами. Количество гостей примерно одинаковое, бюджеты сопоставимые, даже площадки выбирают одни и те же, самые известные. Но стоит задать несколько вопросов, и выясняется, что представления об идеальном празднике у них совершенно разные. Одни хотят яркое шоу, которое для них подготовят профессиональные артисты. Другие предпочитают сами быть главными участниками: ставят танцы, пишут сценарии, записывают песни в студии и выбирают ведущих среди коллег. И моя задача - понять это еще до того, как мы начнем предлагать программу.

Поэтому я всегда подробно расспрашиваю клиента. Помимо даты, бюджета и количества гостей, мне важно узнать, кто работает в компании, какой средний возраст сотрудников, какие мероприятия уже проводили, что понравилось, а что в прошлый раз разочаровало. По возможности стараюсь встретиться лично. В переписке сложно уловить эмоции, а при разговоре сразу видно, от какой идеи у человека загораются глаза и о чем он до сих пор вспоминает с раздражением. Такие детали помогают понять, что стоит повторить, каких ошибок избежать и чем можно удивить.

К этому подходу я пришла с опытом, хотя сама в профессию попала не сразу. Начинала бухгалтером, но быстро поняла, что это не мое. Потом устроилась в PR-отдел банка, где впервые участвовала в подготовке мероприятий. Следующим этапом стала компания, которая проводила крупную промышленную выставку, а оттуда я перешла в MICE-агентство.

Помню, как поначалу меня удивляли коллеги, которые могли прямо во время разговора предложить клиенту несколько площадок, варианты кейтеринга, ведущих и развлечений. Моя уверенность тогда только нарастала. К каждому звонку я готовилась заранее, записывала, что буду говорить, часами разбиралась со сметами. Но работа мне очень нравилась, поэтому училась быстро. Уже примерно через месяц я хорошо ориентировалась в отелях и ресторанах и могла эффективно подбирать варианты под запрос клиента.

В Travel Plus я пришла осенью 2023 года, когда окончательно решила переехать в Казахстан. С первым собеседованием, кстати, вышла забавная история: я перепутала дату и приехала на день раньше. Когда поняла ошибку, решила считать, что просто заранее проверила дорогу и познакомилась с расположением офиса.

Несмотря на накопленный опыт, после переезда многое пришлось изучать заново: местных подрядчиков, площадки, инфраструктуру, особенности работы с клиентами. Постепенно появились постоянные заказчики, с которыми мы теперь понимаем друг друга без длинных брифов. Я помню, какой кофе они любят, какие песни больше всего понравились сотрудникам на прошлом корпоративе, с каким подрядчиком не хотят больше работать, а кого обязательно попросят пригласить снова. Знаю, кому нужно все подробно объяснить, а кто предпочитает короткий разговор по существу. Особенно приятно, когда клиент звонит уже не с готовым заданием, а просто посоветоваться. Для меня это один из главных признаков доверия.

С новыми клиентами отношения складываются постепенно. Недавно мы организовывали конференцию и гала-ужин для компании, которая впервые решила передать мероприятие агентству. Заказчики сильно переживали, настороженно относились к определенным срокам и количеству уточняющих вопросов. Позже главная заказчица поделилась, что сначала ей было очень трудно отпустить контроль. Я старалась, чтобы у нее не оставалось поводов для беспокойства. Все вопросы с подрядчиками мы решали оперативно, об изменениях сообщали сразу и предлагали варианты. К началу мероприятия проверили оформление зала, проконтролировали поставки всей печатной продукции. Когда гостей оказалось больше, чем ожидалось, мы без промедления, прямо во время мероприятия допечатывали бейджи и ланьярды. После завершения собрали оставшуюся продукцию и сами доставили ее в офис клиента. Позже заказчица сказала, что ее команда впервые смогла спокойно заниматься своими рабочими задачами, вместо того чтобы следить за каждым подрядчиком и контролировать организационные вопросы. Мне было особенно приятно это услышать, ведь именно ради такого результата клиенты и обращаются к нам.

Бывают и проекты, которые в процессе подготовки меняются до неузнаваемости. Два года назад мы готовили новогоднее мероприятие, которое изначально должно было состоять из конференции и гала-ужина. Долго выбирали площадку, обсуждали программу, но после всех переговоров клиент решил отказаться от деловой части. Мы предложили несколько вариантов активности перед ужином, и больше всего заказчику понравилась идея снять музыкальные клипы с участием сотрудников. Для съемок пригласили профессиональных операторов, режиссеров, сценаристов и монтажеров, подготовили реквизит. А когда осмотрели зал, решили, что ему не хватает праздничной атмосферы, и добавили декор. Постепенно программа дополнилась выступлением кавер-группы, танцевального коллектива в национальном стиле, работой фотографа и видеографа. Для гостей установили фотобудку и оборудовали гримерки. В результате на международном портале компании наш праздник занял первое место среди мероприятий всех офисов мира по яркости, активности и оригинальности. А ведь начиналось все с обычной конференции и ужина!

Меня особенно радуют проекты, в которых доверие клиента дает нам возможность выйти за рамки первоначального запроса, предложить свои идеи и вместе прийти к решению, которое в итоге оказывается сильнее исходной концепции. А самое приятное, когда после такого мероприятия клиент подходит и говорит: «София, вот это я понимаю, мы сделали!»