В режиме цейтнота бывает сложно все учесть, особенно если вы решаете нестандартную задачу с несколькими неизвестными - организация делового мероприятия.
Четкая и спланированная организация — это залог успеха любого мероприятия. Поэтому делимся с вами простыми, но такими нужными советами по организации мероприятия.
1. Сформулируйте цель мероприятия
Чем конкретнее вы сформулируете цель, тем легче будет ее достичь.
Хотите ли вы организовать мозговой штурм для генерации новых бизнес-идей, вдохновить и мотивировать сотрудников, донести новые знания до поставщиков или отблагодарить партнеров?
Ответ на этот вопрос обозначит целевую аудиторию, поможет определиться с форматом и бюджетом мероприятия.
2. Определите тему мероприятия
Постарайтесь не ограничиваться шаблонными форматами. Подумайте, какая тема отзовется в сердцах участников и повысит ваши корпоративные ценности.
Возможно, это будет тематический завтрак в этническом стиле, креативный квест в духе вестернов, тренинг в формате триатлона либо мероприятие с элементами звездных войн. Вовлечение в процесс и игровые элементы создадут атмосферу доверия и чувство сопричастности, повысят концентрацию внимания и упростят общение, зарядят положительными эмоциями и повысят лояльность участников. Творческое воплощение позволит создать WOW-эффект, оставив незабываемые эмоции. Главное, чтобы тема способствовала достижению цели мероприятия.
3. Составьте бюджет мероприятия
Отразите в бюджете затраты на аренду помещения и оборудования, оформление зала, фото и видеосъемку, еду и напитки, раздаточный материал, транспорт, работу DJ и ведущего. Обязательно предусмотрите непредвиденные расходы. К примеру, во время мероприятия на открытом воздухе может пойти дождь и придется срочно менять локацию, либо накануне мероприятия увеличится количество участников, а может быть, авиабилеты подорожают в цене. И помните, чем раньше вы приступите к планированию мероприятия, тем ниже будет бюджет – вы сможете зарезервировать лучшие локации и исполнителей по оптимальным ценам, не переплачивая «за срочность». Оптимально начать подготовку к зарубежным мероприятиям за полгода, к внутренним – за три месяца.
4. Разработайте план
Сначала составьте список основных этапов, а потом детализируйте их в виде конкретных шагов с указанием тайминга и ответственных. Продумайте логистику, не забудьте про трансферы, регистрацию, организацию питания и возможные отклонения от тайминга. Подумайте, чем вы будете заполнять паузы, если мероприятие пойдет с опережением графика. Создайте документ, доступный всем организаторам мероприятия, в котором каждый будет видеть задачи друг друга и общую картину.
5. Уделите внимание деталям
Именно детали часто создают WOW-эффект. Выберите необычное место для мероприятия – музей, театр или загородную резиденцию вместо традиционных конференц-залов и ресторанов. Создайте яркие образы для тех, кто встречает гостей, организуйте приветственные бонусы, замените обычную регистрацию на чек-ин по QR-кодам. Продумайте музыкальное сопровождение и организуйте креативную фотозону или короткий мастер-класс на время сбора участников. Включите в программу видеоряд, где ключевые сотрудники компании представлены в необычном формате – исполняют зажигательный шлягер или участвуют в конкурсе бальных танцев (для этого вам понадобится предварительно записать их в студии или поработать с хореографом). Завершите мероприятие эффектным лазерным шоу или вдохновляющим фильмом.
6. Протестируйте локацию
Проверьте выбранную площадку на соответствие уровню и формату мероприятия. Убедитесь, что конкретному количеству участников будет комфортно в выбранном месте, и никто посторонний не помешает проведению мероприятия. Расстановка мебели должна учитывать социальную дистанцию, а подача питания - гигиенические требования. Выбирайте локации с хорошей вентиляцией и естественным освещением. Протестируйте качество интернета, звукового и видеооборудования, климатических систем. Проверьте логистику – удобно ли будет участникам оставить одежду в гардеробе, пройти на регистрацию, посетить кофе-брейк и перейти в основной зал, достаточно ли туалетных комнат и технических помещений.
7. Сделайте финальную проверку накануне мероприятия
Проверьте готовность площадки, раздаточных материалов, указателей, аудио- и видеоконтента. Разошлите всей организационной группе документ с таймингом мероприятия и контактами ответственных. Убедитесь, что все участники получили приглашения, программу мероприятия и знают, как добраться до локации.
8. Создайте доброжелательную атмосферу во время мероприятия
Будьте приветливы, старайтесь предвосхитить ожидания участников и не бойтесь неожиданностей. Даже если что-то пойдет не по плану, ваш оптимистичный настрой поможет разрешить любые вопросы оперативно и без лишней суеты. В конечном счете, люди запомнят созданную вами атмосферу, а не отклонения от тайминга.
9. Получите обратную связь от участников
Организаторам сложно объективно оценить мероприятие. Поэтому попросите участников после события заполнить оценочные листы, а лучше – заполнить онлайн-форму обратной связи или даже оставить видеоотзывы. Пусть участники оценят логистику, место проведения, разнообразие питания, содержание мероприятия и работу организаторов. Эта информация поможет оценить достижение целей и улучшить качество ваших ивентов в будущем.
10. Если не уверены в своих возможностях – делегируйте задачу профессионалам
Успешное мероприятие повышает статус компании, а также лояльность сотрудников и партнеров. Если у вас не достаточно опыта или ресурсов для проведения качественного мероприятия, обратитесь к профессионалам – event-агентствам, которые подготовят ваше мероприятие «под ключ». Такие агентства имеют налаженные партнерские связи с проверенными поставщиками и целый арсенал готовых решений и креативных идей.
Это избавит вас от множества телефонных звонков и работы с десятками случайных поставщиков, позволит сэкономить время и нервы, и, в конечном счете провести успешное мероприятие любого уровня сложности.
Какое бы мероприятие вы ни организовывали, будьте настроены оптимистично и не бойтесь неожиданностей, и тогда ваше событие пройдет успешно! Остались вопросы или хотите подать заявку на организацию мероприятия? Пишите на event@itplus.kz. Будем рады помочь!
Комментарии