Ирина Жабко - Руководитель отдела деловых мероприятий
До того как прийти в компанию в 2022 году я работала во въездном туризме. Работа мне очень нравилась - для наших гостей Казахстан был настоящим открытием, и мы вместе восхищались природой и удивлялись гостеприимству людей. Только я чаще видела все это на мониторе компьютера, пока составляла программы, а туристы уже воочию.
После пандемии, когда туризм стал восстанавливаться, я получила предложение от отдела деловых мероприятий Travel Plus. Новая работа тоже была связана с организацией поездок, но, вопреки моим ожиданиям, процесс оказался совсем другим. Самое первое, что я помню, это огромное количество заявок: они сыпались одновременно, и все нужно было выполнить в срок. Это было сложно, но очень увлекательно, и я каждый день училась новому.
За несколько лет я прошла путь от специалиста до руководителя отдела. Вначале я была сосредоточена на качестве собственной работы, а сейчас мой фокус на результате всей команды, ее формировании и рабочем климате. Самое сложное, когда ведешь несколько проектов одновременно – это учесть все детали в коммуникациях и успеть сделать десяток дел в один момент и именно сейчас. Здесь очень важно сохранить концентрацию, расставить приоритеты и распределить ресурсы. И тут выручает команда, в которой каждый знает свое дело и готов прийти на помощь. Я очень ценю своих коллег за вовлеченность, смелость в обработке самых разных запросов, мелких, крупных и сложных, за живой интерес и стремление к наилучшему результату.
У нас много клиентов из фармацевтической индустрии. Это одна из специализаций Travel Plus, на профессиональном языке ее называют Pharma & Life Sciences. Каждый год мы проходим обучение от глобального офиса BCD Meetings and Events по работе с такими клиентами, поэтому хорошо знаем их особенности.
Организация медицинских конгрессов и мероприятий отличается от обычных корпоративных тем, что всегда нужно помнить про комплаенс-контроль. Например, подбирать кофе-брейки и обеды строго в рамках установленного лимита клиента, но при этом так, чтобы было вкусно. Замечу, что это далеко не просто. Кейтеринг не должен быть пышным, но должен быть с хорошим наполнением, площадки не могут быть люксовыми или развлекательными, но должны быть эстетичными и с нужным оборудованием.
С фармкомпаниями мы часто работаем в регионах. Однажды у нас был запрос на четыре звезды, потому что пятизвездочные отели по комплаенсу клиента запрещены, а мы предложили варианты с тремя. Все дело в том, что в небольших городах тройка нередко выигрывает у четверки. Наличие нужного оборудования мы, конечно, согласовали заранее. В итоге уложились в лимиты, и клиенту не пришлось увеличивать бюджет.
Обычно скрыто от глаз, сколько времени уходит на поиск площадок, обсуждение деталей, форс-мажоры и контроль подготовки. Особенно непросто идет «притирка» с новыми поставщиками, которым требования клиента непривычны или непонятны. Однажды администратор ресторана округлил суммы в меню, потому что не знал об особенностях работы с фармкомпаниями, и итог превысил допустимый лимит. Вопрос решили с управляющим: он посмотрел согласованное меню, по которому заведение уже подтвердило заказ, и понял, что это не наш каприз, а требование к документам. В итоге все оформили именно на ту сумму, которую одобрил клиент.
Нам всегда приятно получать высокую оценку от клиентов. Поэтому, когда в прошлом месяце новый заказчик пришел к нам по рекомендации, это было вдвойне ответственно. Нужно было помочь организовать открытие офисов в нескольких городах Казахстана с красивым оформлением и кейтерингом на разное количество гостей. Главным было провести все открытия в одну дату и примерно в одно время. Заказчик очень переживал, но все прошло наилучшим образом. Это был повод для гордости всей нашей команды!