Планируя командировку, стоит подумать заранее о передвижении в городе пребывания. Общественный транспорт отпадает сразу: слишком долго и неудобно. Такси? Лучше, но и этот вариант не без недостатков. Сократить время, обеспечить безопасность и оптимизировать расходы поможет трансфер. Объясняем, чем этот вариант отличается от такси, и почему он выгоднее.
Специфика рабочих поездок
Деловая поездка лишь на первый взгляд напоминает туристическое путешествие. На практике она сопряжена с большими ограничениями:
- Финансовыми – на деловую поездку выделяется строго фиксированный бюджет, все связанные с ней расходы (включая транспортные) проходят через бухгалтерию.
- Организационными – маршрут и расписание поездок тоже строго оговариваются заранее.
- Временными – продолжительность командировки подбирается так, чтобы ее хватило на выполнение всех рабочих задач.
Важно учитывать психологическое и физическое состояние командированного. Если сотрудник устает, самостоятельно решая вопросы с передвижением, об эффективном выполнении рабочих задач говорить не приходится.
Отличия трансфера от такси
Трансфер – это заранее заказанные перевозки специально выделенным для этого транспортом с водителем. Трансферные услуги предоставляют специализированные организации. И они имеют отличия от такси:
- Индивидуальный подход. Если такси вызывают по факту прибытия, и далеко не факт, что в наличии будет автомобиль подходящей комфортабельности, то трансфер заказывают заранее – на этапе планирования поездки. Тип машины, водитель подбираются с учетом пожеланий заказчика, размера багажа, особенностей маршрута.
- Удобство. При заказе трансфера машина приезжает ко времени прибытия: менеджер отслеживает данные на онлайн-табло, и, если рейс задерживается, корректирует время подачи машины. Сотрудника встречают, помогают с багажом, потом отвозят в отель. При заказе такси клиенту обычно приходится ждать автомобиль, потом самостоятельно его искать, причем вместе с багажом.
- Расходы и отчетность. Оплата трансфера заранее рассчитывается исходя из выделенного на командировку бюджета. При каждой поездке отчетные документы (чеки, квитанции) своевременно отправляются в бухгалтерию компании-заказчика. В такси отчетная документация обычно не предусмотрена.
- Фиксированные тарифы. В трансферных компаниях стоимость перевозки стоит одинаково независимо от адреса и включает перевозку багажа. В такси цены всегда разные, так как зависят от протяженности маршрута, типа автомобиля и т. д., что усложняет планирование расходов.
- Безопасность. Заказывая трансфер, сотрудник будет заранее знать номер машины, имя водителя, маршрут и другие данные поездки. А в случае непредвиденных ситуаций всегда можно позвонить в транспортную компанию и решить проблему. При заказе такси приезжает случайная машина с неизвестным водителем, который может не знать маршрута, плохо управлять транспортом и т. д.
Возможно, для туристов, путешествующих по личным делам, такси – подходящий вариант. Но в командировке, когда важны точность, безопасность, предсказуемость и прозрачная отчетность, лучше выбрать трансфер.
Планируя деловые поездки по Казахстану, воспользуйтесь нашей платформой Hotel Plus. Вы найдете трансферы во всех городах Казахстана, к нам подключено больше 30 транспортных компаний. Мы крайне внимательно относимся к выбору подрядчиков, опираясь на рекомендации и тестируя их сервис, потому что безопасность сотрудников и их комфорт в поездках – наш приоритет.